ความเข้าใจเบื้องต้นเกี่ยวกับบัญชี

การที่ธุรกิจซื้อสินค้า หรือบริการต่างๆ อาจจะจ่ายด้วยเงินสดที่จ่ายทันที หรือ จ่ายเงินหลังจากรับสินค้า เช่น จ่ายหลังจากรับสินค้า 30 วัน สิ่งเหล่านี้เรียกว่า “ค่าใช้จ่าย” และเมื่อขายสินค้าได้เราจะเรียกว่า “รายได้” เมื่อถึงช่วงระยะเวลาหนึ่ง เช่น 1 ปี 6 เดือน 3 เดือน เป็นต้น จะนำรายได้และค่าใช้จ่ายเหล่านี้มาเปรียนเทียบ หากรายได้สูงกว่าถือว่าบริษัท หรือ ห้างหุ้นส่วนมี “กำไร” แต่ถ้าค่าใช้จ่ายมากกว่าจะถือว่า “ขาดทุน” ในทางบัญชีจะรวบรวมข้อมูลทั้งหมดนี้มาจัด “งบกำไรขาดทุน” เพื่อแสดงผลการดำเนินงาน หลายท่านเกิดความเข้าใจผิดว่า ถ้าขายสินค้าได้เงินจำนวนมาก และมีเงินสดเหลือในมือมาก แสดงว่าบริษัท หรือ ห้างหุ้นส่วน มีผลกำไรดี แต่ในทางความเป็นจริงเรื่องนี้ไม่จริงเสมอไป เนื่องจากการขายได้มากๆ ต้องนำมาเปรียบเทียบกับค่าใช้จ่าย เช่น ขายได้ 100 บาท (ได้เงินสด 100 บาท) จ่ายค่าต้นทุนเป็นเงินสด 80 บาท และค้างจ่ายอีก 50 บาท ทำให้มีเงินสดเหลือ 20 บาท (100 – 80) แต่ในความเป็นจริงขาดทุน 30 บาท (100 – 80 – 50)

ดังนั้น หากไม่จดบันทึกรายได้ และค่าใช้จ่ายจะทำให้เข้าใจผิด และหากนำข้อมูลนี้ไปใช้ในการบริหารงานจะเสี่ยงต่อความอยู่รอดของกิจการระยะยาว นอกจากนี้ การจดบันทึกข้อมูลยังส่งผลต่อการดำเนินงานเพื่อบรรลุเป้าหมายในอนาคต เช่น ช่วยในการตั้งราคาขาย ช่วยควบคุมสินค้าคงเหลือ ช่วยควบคุมค่าใช้จ่าย เป็นต้น นอกจากประโยชน์ดังกล่าว ยังช่วยแสดงให้เห็นถึงฐานะการเงินว่าในปัจจุบัน ณ วันใดวันหนึ่งกิจการมีสินทรัพย์ หนี้สิน และทุนเท่าใด รวมถึงทราบว่าจะมีเงินใช้จ่ายในกิจการ ชำระหนี้ หรือลงทุนเพิ่มอีกเท่าไหร่