มือถือ: 094 864 9799
ตัวอย่างแบบฟอร์มและวิธีการบันทึกบัญชี
1. สมุดบัญชีขั้นตอน
1.1 ตัวอย่างสมุดบัญชีรายวันทั่วไป
1 สมุดรายวันทั่วไป แสดงถึงชนิดของสมุดบัญชี
2 หน้าบัญชี หน้าสมุดบัญชีรายวันทั่วไปโดยเขียนเรียงตามลำดับ โดยหน้าบัญชีนี้ต้องกำหนดไว้ล่วงหน้าเพื่อป้องกันการสูญหาย ซึ่งมีความสำคัญกับบริษัท
3 วันที่ ใช้บันทึกวันที่ที่เกิดรายการ โดยเรียงลำดับตามวันที่เกิดขึ้นก่อนหลัง
4 รายการ ใช้บันทึกชื่อบัญชีที่เป็นเดบิต/ซ้าย ชื่อบัญชีที่เป็นเครดิต/ขวา และคำอธิบายรายการ
5 เลขที่บัญชี ใช้บันทึกเลขที่ของสมุดบัญชีขั้นปลาย (บัญชีแยกประเภท) ที่เกี่ยวข้อง และเป็นการยืนยันรายการ
6 เดบิต/ซ้าย ใช้บันทึกจำนวนเงินของบัญชีที่เดบิต/ซ้าย
7 เครดิต/ขวา ใช้บันทึกจำนวนเงินของบัญชีที่เครดิต/ขวา
1.2 วิธีปฏิบัติในการบันทึกบัญชีรายวัน
เมื่อวิเคราะห์รายการทางบัญชีที่เกิดขึ้นตามหลักการบัญชีคู่ รวมถึงรายการบัญชีเดบิต/ซ้าย และเครดิต/ขวาแล้ว นำผลการวิเคราะห์ไปบันทึกในสมุดบัญชีรายวันทั่วไป ดังนี้
1) เขียนคำว่า “สมุดรายวันทั่วไป” และเขียนหน้าเรียงตามลำดับ
2) เขียนวันที่ที่เกิดรายการบัญชีนั้นตามลำดับที่เกิดขึ้นในช่องวันที่
3) ในช่องรายการ ให้เขียนบัญชีที่เดบิต/ซ้ายชิดเส้นทางซ้ายให้หมดทุกบัญชี พร้อมทั้งบันทึกจำนวนเงินในช่องเดบิต/ซ้าย จากนั้น เขียนชื่อบัญชีที่เครดิต/ขวาเยื้องไปทางขวาเล็กน้อย พร้อมทั้งบันทึกจำนวนเงินในช่องเครดิต พร้อมเขียนคำอธิบายรายการให้ชัดเจน รัดกุมได้ความหมายที่ถูกต้อง เมื่อเขียนคำอธิบายรายการจบให้ขีดเส้นคั่นรายการ
4) เมื่อได้ผ่านรายการไปสมุดรายการขั้นปลายแล้ว ให้นำเลขที่บัญชีของบัญชีนั้นมาบันทึก เพื่อเป็นการยืนยันการผ่านรายการ
2. สมุดบัญชีขั้นปลาย
2.1 ตัวอย่างสมุดบัญชีแยกประเภททั่วไป
1 ชื่อบัญชี ใช้แสดงชื่อบัญชีที่ต้องการจะบันทึกรายการ
2 เลขที่บัญชี ใช้เขียนเลขที่ของบัญชี ซึ่งเกิดจากการกำหนดผังบัญชี เลขที่ของบัญชีจะแสดงแยกเป็นหมวดหมู่ของประเภทบัญชีแต่ละหมวดหมู่
3 วันที่ สำหรับแสดงวันที่ของการเกิดรายการทางบัญชี และต้องตรงกับที่บันทึกไว้ในสมุดบัญชีขั้นต้น
4 รายการ ใช้สำหรับเขียนคำอธิบายรายการ โดยปกติจะใช้บันทึกคู่บัญชีเพื่อแสดงที่มาของรายการว่าเกิดจากสาเหตุใด
5 หน้าบัญชี สำหรับลงเลขที่หน้าบัญชีของสมุดรายการขั้นต้นที่ใช้บันทึกรายการค้านั้น เพื่อประโยชน์ในการอ้างอิงและตรวจสอบหลักฐานในภายหลัง
6 เดบิต/ซ้าย สำหรับบันทึกจำนวนเงินของรายการบัญชีที่ถูกบันทึกด้านเดบิต
7 เครดิต/ขวา สำหรับบันทึกจำนวนเงินของรายการบัญชีที่ถูกบันทึกด้านเครดิต
2.2 วิธีปฏิบัติในการบันทึกบัญชีแยกประเภท
1) เขียนชื่อของบัญชีที่บันทึกไว้ในสมุดรายวันทั่วไปแล้วที่ส่วนบนกลางหน้ากระดาษของบัญชีแยกประเภท
2) ช่องวันที่ให้บันทึกวันที่ที่บันทึกไว้แล้วในสมุดรายวันทั่วไป
3) ช่องรายการให้นำชื่อบัญชีที่เกี่ยวข้องหรือคู่บัญชีที่อยู่คนละด้านมาบันทึก
4) ช่องหน้าบัญชีให้นำเลขหน้าบัญชีของสมุดรายวันทั่วไปมาบันทึก และในทำนองเดียวกัน ให้นำเลขที่ของบัญชีแยกประเภทกลับไปบันทึกในช่องเลขที่บัญชีในสมุดรายวันทั่วไปเช่นกัน เพื่อสะดวกในการค้นหาเมื่อมีข้อผิดพลาดที่ต้องทำการตรวจสอบ จะทำให้การตรวจสอบทำได้รวดเร็วขึ้น
5) ช่องจำนวนเงินเดบิต/ซ้าย และเครดิต/ขวา ให้นำตัวเลขที่ลงไว้ในสมุดรายวันทั่วไปทางด้านเดบิต/ซ้ายมาบันทึกบัญชีแยกประเภททั่วไปทางด้านเดบิต/ซ้าย และตัวเลขที่ลงไว้ทางด้านเครดิต/ขวาของสมุดรายวันทั่วไปให้นำมาลงในบัญชีแยกประเภททางด้านเครดิต/ขวาเช่นกัน
ตัวอย่าง วันที่ 1 มกราคม 2548 นายขาวนำเงินมาลงทุน 200,000 บาท เมื่อบันทึกบัญชีจะเป็นดังนี้
สรุปเรื่องฟอร์มบัญชี
การดำเนินธุรกิจของผู้ประกอบการขนาดเล็ก หรือ ธุรกิจ SME ต้องอาศัยความชำนาญ และประสบการณ์ของผู้ประกอบการเป็นสำคัญ เมื่อต้องการขยายกิจการให้เติบโตขึ้นจำเป็นต้องมีระบบบัญชีเพื่อนำมาวิเคราะห์ธุรกิจ กระบวนการบัญชีไม่ใช่เป็นเรื่องที่ยากจนเกินความสามารถ หากต้องทราบวิธีการและหลักในการปฏิบัติเบื้องต้น แยกธุรกิจออกจากเรื่องส่วนตัว และกำหนดผู้ทำหน้าที่รับผิดชอบโดยตรงไม่ว่าจะเป็นการรวบรวมเอกสาร การบันทึกบัญชี การจัดกลุ่มบัญชี และการสรุปผลบัญชี