ความเข้าใจเบื้องต้นกับการบัญชี

ความเข้าใจเบื้องต้นเกี่ยวกับบัญชี

การที่ธุรกิจซื้อสินค้า หรือบริการต่างๆ อาจจะจ่ายด้วยเงินสดที่จ่ายทันที หรือ จ่ายเงินหลังจากรับสินค้า เช่น จ่ายหลังจากรับสินค้า 30 วัน สิ่งเหล่านี้เรียกว่า “ค่าใช้จ่าย” และเมื่อขายสินค้าได้เราจะเรียกว่า “รายได้” เมื่อถึงช่วงระยะเวลาหนึ่ง เช่น 1 ปี 6 เดือน 3 เดือน เป็นต้น จะนำรายได้และค่าใช้จ่ายเหล่านี้มาเปรียนเทียบ หากรายได้สูงกว่าถือว่าบริษัท หรือ ห้างหุ้นส่วนมี “กำไร” แต่ถ้าค่าใช้จ่ายมากกว่าจะถือว่า “ขาดทุน” ในทางบัญชีจะรวบรวมข้อมูลทั้งหมดนี้มาจัด “งบกำไรขาดทุน” เพื่อแสดงผลการดำเนินงาน หลายท่านเกิดความเข้าใจผิดว่า ถ้าขายสินค้าได้เงินจำนวนมาก และมีเงินสดเหลือในมือมาก แสดงว่าบริษัท หรือ ห้างหุ้นส่วน มีผลกำไรดี แต่ในทางความเป็นจริงเรื่องนี้ไม่จริงเสมอไป เนื่องจากการขายได้มากๆ ต้องนำมาเปรียบเทียบกับค่าใช้จ่าย เช่น ขายได้ 100 บาท (ได้เงินสด 100 บาท) จ่ายค่าต้นทุนเป็นเงินสด 80 บาท และค้างจ่ายอีก 50 บาท ทำให้มีเงินสดเหลือ 20 บาท (100 – 80) แต่ในความเป็นจริงขาดทุน 30 บาท (100 – 80 – 50)

ดังนั้น หากไม่จดบันทึกรายได้ และค่าใช้จ่ายจะทำให้เข้าใจผิด และหากนำข้อมูลนี้ไปใช้ในการบริหารงานจะเสี่ยงต่อความอยู่รอดของกิจการระยะยาว นอกจากนี้ การจดบันทึกข้อมูลยังส่งผลต่อการดำเนินงานเพื่อบรรลุเป้าหมายในอนาคต เช่น ช่วยในการตั้งราคาขาย ช่วยควบคุมสินค้าคงเหลือ ช่วยควบคุมค่าใช้จ่าย เป็นต้น นอกจากประโยชน์ดังกล่าว ยังช่วยแสดงให้เห็นถึงฐานะการเงินว่าในปัจจุบัน ณ วันใดวันหนึ่งกิจการมีสินทรัพย์ หนี้สิน และทุนเท่าใด รวมถึงทราบว่าจะมีเงินใช้จ่ายในกิจการ ชำระหนี้ หรือลงทุนเพิ่มอีกเท่าไหร่

ดังนั้นรายการต่าง ๆ ที่สำคัญในทางบัญชีมี 5 กลุ่มด้วยกัน ได้แก่

สินทรัพย์ หมายถึง สิ่งใดก็ตามที่กิจการมีอยู่ และนำมาใช้ประโยชน์ในกิจการ (สามารถตีราคาเป็นตัวเงินได้)
หนี้สิน หมายถึง สิ่งใดก็ตามที่ในอนาคตกิจการต้องชำระ หรือ จ่ายให้กับคู่ค้า
คืนทุน หมายถึง สิ่งที่นำมาลงทุน อาจจะเป็นเงินสด หรือสินทรัพย์อื่นๆ ที่เหลือจากการหักหนี้สินออกแล้ว และเปลี่ยนแปลงไปจากการประกอบกิจการ เช่น ถ้ามีกำไรทุนจะเพิ่ม ถ้ามีขาดทุน ทุนจะลด
รายได้ หมายถึง เงินหรือสิ่งต่างๆ ที่ได้รับจากการดำเนินกิจการ
ค่าใช้จ่าย หมายถึง เงินหรือสิ่งต่างๆ ที่ต้องจ่ายจากการดำเนินกิจการ

เมื่อกิจการดำเนินไปได้ระยะหนึ่ง กิจการเจริญเติบโตและต้องการขยายธุรกิจ จำเป็นต้องมีเงินทุน ซึ่งเงินทุนส่วนที่เพิ่มขึ้นอาจได้มาจากการลงทุนของเจ้าของ หรือจากผู้ร่วมลงทุนอื่น หรือจากการกู้ยืม เพื่อนำมาใช้จ่ายหมุนเวียนในธุรกิจ ซึ่งแหล่งเงินกู้มีทั้งภาคเอกชนและภาครัฐ อย่างไรก็ตามสถาบันการเงินจำเป็นต้องทราบผลการดำเนินงาน และฐานะการเงินของผู้กู้เพื่อใช้ในการตัดสินใจสนับสนุนสินเชื่อ ดังนั้น ผู้ประกอบการจำเป็นต้องมีรายงานทางการเงินพื้นฐาน คือ งบดุล และงบกำไรขาดทุน

About the author: Greenpro KSP