วิธีทำบัญชีธุรกิจขนาดเล็ก

วิธีทำบัญชีธุรกิจขนาดเล็ก

วิธีการทำบัญชีสำหรับธุรกิจ SME หรือ ธุรกิจขนาดเล็ก

1. ขั้นตอนการเตรียมตัวสำหรับผู้ประกอบการเพื่อเข้าใจในเรื่องสำคัญ

1.1 แบ่งแยกธุรกิจกับเรื่องส่วนตัวออกจากกัน

ผู้ประกอบการจะต้องไม่นำเงินในกิจการมาปะปนกับเงินส่วนตัวเด็ดขาด เช่น ค่าของเล่นของลูกเป็นค่าใช้จ่ายส่วนตัวไม่เกี่ยวกับธุรกิจ ต้องแยกออกต่างหาก หากไม่แยก ธุรกิจจะไม่ทราบฐานะและผลดำเนินงานของธุรกิจที่แท้จริงเลย

1.2 การจับคู่ระหว่างรายได้กับค่าใช้จ่าย

วิธีการคำนวณกำไร จะนำรายได้ที่เกิดในช่วงเวลาหนึ่ง เช่น 1 เดือน 6 เดือน หรือ 1 ปี มาหักค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นในช่วงระยะเวลาเดียวกันเพื่อหากำไรหรือขาดทุนที่เกิดขึ้น

1.3 การบันทึกบัญชีใช้เกณฑ์คงค้าง

รายได้ที่เกิดหากไม่ได้รับเงินต้องบันทึกเป็นรายได้ทั้งหมด เช่น ขายสินค้า 100 บาท เป็นเงินสด 70 บาท เป็นเงินเชื่อ 30 บาท ต้องรับรู้เป็นรายได้ 100 บาท ไม่ใช่ 70 บาท เช่นเดียวกัน ค่าใช้จ่ายเกิดขึ้น 50 บาท จ่ายชำระ 40 บาท ค้างไว้ 10 บาท ต้องรับรู้เป็นค่าใช้จ่าย 50 บาท ไม่ใช่ 40 บาท

1.4 สินทรัพย์ที่ใช้ในกิจการมีเสื่อมสภาพ

สินทรัพย์ที่มีอายุการใช้งานนานเกิน 1 ปี จะมีการเสื่อมสภาพ ส่วนที่ใช้งานและเสื่อมสภาพต้องตัดบางส่วนมาเป็นค่าใช้จ่ายในชื่อค่าเสื่อมราคาสินทรัพย์ เช่น อาคาร 1,000 บาท จะใช้งาน 10 ปี เมื่อใช้งานครบ 1 ปี ต้องนำมาเป็นค่าใช้จ่าย 100 บาท (1,000/10)

ก่อนเริ่มต้นทำบัญชี ควรปฏิบัติ ดังนี้

1. แยกเงินของกิจการออกจากเงินส่วนตัว นอกจากจะเป็นเงินสดแยกจากกันแล้ว กิจการควรเปิดบัญชีเงินฝากในนามของกิจการแยกไว้ต่างหาก และกำหนดวิธีการควบคุม ดูแลรักษา รวมถึงการจัดให้มีเอกสารประกอบต่าง ๆ ให้ถูกต้องครบถ้วน
2. เตรียมข้อมูลเพื่อเริ่มต้นกิจการ ก่อนเริ่มต้นกิจการต้องสำรวจฐานะการเงินเบื้องต้น คือต้องทราบว่ามีสินทรัพย์ หนี้สิน และทุนของกิจการเป็นเท่าใด รวมถึงรายได้และค่าใช้จ่ายของกิจการ โดยการสำรวจรายการต่าง ๆ ที่ต้องมีในกิจการและแยกออกต่างหากจากเรื่องส่วนตัว
3. จัดทำผังบัญชี ซึ่งเป็นการให้เลขรหัสแทนบัญชีแต่ละชื่อโดยควรแยกเป็นหมวดหมู่ เช่น สินทรัพย์ หมวดที่ 1 หนี้สิน หมวดที่ 2 เป็นต้น

2. ขั้นตอนการทำบัญชี

การบัญชีเป็นศิลปะของการเก็บรวบรวม บันทึก จำแนก และทำสรุปข้อมูลธุรกิจในรูปตัวเงิน ผลงานขั้นสุดท้ายของการบัญชี คือ การให้ข้อมูลทางการเงินซึ่งเป็นประโยชน์แก่บุคคลหลายฝ่ายและผู้ที่สนใจในกิจการนั้นๆ ดังนั้นในขั้นตอนการทำบัญชีจึงประกอบด้วย

2.1 การรวบรวมเอกสาร

การบันทึกบัญชีต้องมีหลักฐานที่ถูกต้อง เช่น การขายสินค้า มีใบเสร็จรับเงิน หรือใบกำกับภาษี การซื้อสินค้ามีใบสั่งซื้อ เป็นต้น

2.2 การบันทึกบัญชี

การบันทึกบัญชีในแต่ละรายการนั้นเมื่อพิจารณาเอกสารประกอบการบันทึกบัญชีถูกต้องครบถ้วนแล้วจะนำมาบันทึกบัญชี โดยรายการต่างๆ จะบันทึกตามหลักบัญชีคู่ หรือหลักบัญชีซ้ายขวา ในสมุดบัญชีขั้นต้น คือ เมื่อเกิดรายการบัญชีหรือรายการค้า 1 รายการจะต้องบันทึกบัญชี 2 ด้าน ด้วยจำนวนเงินที่เท่ากันเสมอ รายการที่จะนำมาบันทึกบัญชีต้องเป็นรายการค้า หรือ รายการทางบัญชี (Business transaction or Accounting transaction) โดยพิจารณาว่าเป็นเหตุการณ์ที่ก่อให้เกิดการโอน หรือการแลกเปลี่ยนระหว่างกิจการกับหน่วยงานหรือบุคคลอื่น ซึ่งมีผลกระทบการดำเนินงานหรือฐานะการเงินของหน่วยงานนั้นหรือไม่ เช่น การซื้อสินค้าเป็นเงินสดหรือเงินเชื่อ ขายสินค้าเป็นเงินสดหรือเงินเชื่อ ขายบริการเป็นเงินสดหรือเงินเชื่อ

การรับชำระหนี้ การจ่ายชำระหนี้ เป็นเหตุการณ์ที่กระทบต่อการดำเนินงานหรือฐานะการเงินจะถือเป็นรายการค้า ส่วนเหตุการณ์ที่ไม่กระทบจะไม่ถือเป็นรายการค้า เช่น การจัดร้านค้าให้สะอาดสวยงาม การเชิญชวนต้อนรับลูกค้า การพาชมสินค้า เป็นต้น เมื่อจะบันทึกบัญชีต้องใช้ชื่อบัญชีให้เหมาะสม การตั้งชื่อบัญชีนั้นมีหลักการเบื้องต้น ดังนี้
1. บัญชีประเภทสินทรัพย์ ให้นำชื่อสินทรัพย์นั้นมาตั้งเป็นชื่อบัญชี เช่น สินทรัพย์คือรถยนต์ ให้ใช้ชื่อบัญชีว่า รถยนต์ สินทรัพย์เป็นเงินสด ให้ใช้ชื่อบัญชีเงินสด เป็นต้น บัญชีประเภทนี้จะมียอดคงเหลือทางด้านเดบิต หรือทางด้านซ้าย
2. บัญชีประเภทหนี้สิน ให้ใช้ลักษณะของการเกิดหนี้สินมาเป็นชื่อบัญชี เช่น หนี้สินที่เกิดจากการกู้ยืมเงิน ใช้ชื่อบัญชีว่า เจ้าหนี้เงินกู้ หนี้สินที่เกิดจากการซื้อสินค้าเป็นเงินเชื่อ ซึ่งเป็นการดำเนินงานทางการค้าปกติให้ใช้ชื่อว่า เจ้าหนี้การค้า เป็นต้น บัญชีประเภทนี้จะมียอดคงเหลือทางด้านเครดิต หรือทางด้านขวา
3. บัญชีส่วนของเจ้าของ ให้ใช้มูลเหตุที่ทำให้เกิดส่วนของเจ้าของมาเป็นชื่อบัญชี เช่น นาย ก นำสินทรัพย์มาลงทุน ทำให้นาย ก เป็นเจ้าของกิจการ หรือเจ้าของทุน ให้ใช้ชื่อบัญชีว่า ทุน-นาย ก หรือ นาย ก ถอนเงินที่ลงทุนไปใช้ส่วนตัว ให้ใช้ชื่อบัญชีว่าถอนใช้ส่วนตัว เป็นต้น บัญชีประเภทนี้จะมียอดคงเหลือทางด้านเครดิต หรือทางด้านขวา
4. บัญชีประเภทรายได้ ให้ใช้ลักษณะของการเกิดรายได้มาเป็นชื่อบัญชี เช่น เกิดจากการให้บริการตัดผม ใช้ชื่อบัญชี รายได้ค่าบริการตัดผม หรือ ค่าบริการตัดผมรับ เกิดจากการขายสินค้าใช้ใช้ชื่อบัญชี ขาย เป็นต้น บัญชีประเภทนี้จะมียอดคงเหลือทางด้านเครดิต หรือทางด้านขวา
5. บัญชีประเภทค่าใช้จ่าย ให้ใช้ลักษณะของการเกิดค่าใช้จ่ายมาเป็นชื่อบัญชี เช่น เกิดจากการจ่ายค่าสาธารณูปโภค ใช้ชื่อบัญชี ค่าสาธารณูปโภค เกิดจากการจ่ายเงินเดือน ให้ใช้ชื่อ เงินเดือน เป็นต้น บัญชีประเภทนี้จะมียอดคงเหลือทางด้านเดบิตหรือทางด้านซ้าย

ตัวอย่าง การวิเคราะห์รายการค้าและการบันทึกบัญชี
1) เจ้าของกิจการนำเงินสดมาลงทุน
การวิเคราะห์
กิจการได้รับเงินสด ส่งผลให้สินทรัพย์เพิ่มขึ้น
กิจการเกิดผู้เป็นเจ้าของทุน ส่งผลให้ส่วนของเจ้าของเพิ่มขึ้น
การบันทึกบัญชี
เดบิต (ด้านซ้าย) เงินสด
เครดิต (ด้านขวา) ทุน – เจ้าของ
2) จ่ายชำระหนี้ให้กับเจ้าหนี้
การวิเคราะห์
กิจการสูญเสียเงินสด ส่งผลให้สินทรัพย์ลดลง
กิจการทำให้ภาระผูกพันลดลง ส่งผลให้หนี้สินลดลง
การบันทึกบัญชี
เดบิต (ด้านซ้าย) เจ้าหนี้
เครดิต (ด้านขวา) เงินสด
3) ซื้อสินค้าเป็นเงินเชื่อ
การวิเคราะห์
กิจการได้รับสินค้า ส่งผลให้สินทรัพย์เพิ่มขึ้น
กิจการทำให้ภาระผูกพันเกิดขึ้น ส่งผลให้หนี้สินเพิ่มขึ้น
การบันทึกบัญชี
เดบิต (ด้านซ้าย) สินค้า
เครดิต (ด้านขวา) เจ้าหนี้
4) กิจการขายสินค้าเป็นเงินเชื่อ
การวิเคราะห์
กิจการได้ประโยชน์จากลูกค้าที่จะต้องมาจ่ายชำระในอนาคต
ส่งผลให้สินทรัพย์เพิ่มขึ้น (ลูกหนี้)
กิจการเกิดรายได้จากการขายทำให้ส่วนของเจ้าของเพิ่มขึ้น
การบันทึกบัญชี
เดบิต (ด้านซ้าย) ลูกหนี้
เครดิต (ด้านขวา) ขาย
5) กิจการจ่ายค่าสาธารณูปโภค
การวิเคราะห์
กิจการสูญเสียเงินสด ส่งผลให้สินทรัพย์ลดลง
กิจการเกิดค่าใช้จ่าย ทำให้ส่วนของเจ้าของลดลง
การบันทึกบัญชี
เดบิต (ด้านซ้าย) ค่าสาธารณูปโภค
เครดิต (ด้านขวา) เงินสด
6) กิจการขายสินค้าได้รับเงินสดส่วนหนึ่ง
การวิเคราะห์
กิจการได้รับเงินสด ส่งผลให้สินทรัพย์เพิ่มขึ้น
กิจการได้ประโยชน์จากลูกค้าที่จะต้องมาจ่ายชำระในอนาคต
ส่งผลให้สินทรัพย์เพิ่มขึ้น (ลูกหนี้)
กิจการเกิดรายได้ ทำให้ส่วนของเจ้าของเพิ่มขึ้น
การบันทึกบัญชี
เดบิต (ด้านซ้าย) เงินสด
เดบิต (ด้านซ้าย) ลูกหนี้
เครดิต (ด้านขวา) ขาย

2.3 การจัดกลุ่มบัญชี
เมื่อทำการบันทึกบัญชีแล้วจะพบว่า หากต้องการตอบคำถามว่าเงินสดของกิจการตอนนี้มีในบัญชีเท่าใด ไม่สามารถไปดูในสมุดบัญชีขั้นต้นได้ เนื่องจากมีรายการจำนวนมาก และมีรายการหลายชนิด จึงต้องนำรายการชนิดเดียวกันมารวมกลุ่มกันไว้เพื่อหายอดคงเหลือได้อย่างถูกต้องรวดเร็ว โดยใช้สมุดบัญชีขั้นปลาย (Book of final entry) หรือที่เรียกกันว่าสมุดบัญชีแยกประเภท
2.4 การสรุปผลบัญชี
จากยอดคงเหลือของทุกบัญชีในสมุดบัญชีแยกประเภทขั้นปลาย กิจการจะนำมาจัดทำรายงานเพื่อตรวจสอบยอดด้านซ้าย ขวาว่าเท่ากันหรือไม่ โดยทำการตรวจสอบโดยใช้งบที่เรียกว่า “งบทดลอง” (Trial balance) ก่อนการจัดทำรายงานการเงิน ทั้งนี้จะต้องพิจารณาว่ามีรายการที่ต้องปรับปรุง (Adjusting Entries) หรือไม่ หากมีก่อนจัดทำงบการเงินต้องทำการปรับปรุงก่อนในสมุดบัญชีขั้นต้น สมุดบัญชีขั้นปลาย และจัดทำงบทดลองหลังการปรับปรุง (Post closing trial balance) อีกครั้ง เช่น อาคารร้านค้าเมื่อใช้งานทำให้เกิดการเสื่อมสภาพ ส่วนที่เสื่อมสภาพจะมีการประมาณ และปรับปรุงเป็นค่าใช้จ่ายใน ชื่อ ค่าเสื่อมราคา – อาคาร เป็นต้น เมื่อทำการปรับปรุงยอดให้ถูกต้องแล้วนำมาจัดทำงบพื้นฐาน ได้แก่ งบกำไรขาดทุน (Income statement) ซึ่งจะแสดงรายได้หักด้วยค่าใช้จ่ายและแสดงเป็นผลกำไรสุทธิหรือขาดทุนสุทธิ งบนี้จึงแสดงถึงผลการดำเนินงานในช่วงเวลาหนึ่ง และงบดุล (Balance sheet) ซึ่งจะแสดงสินทรัพย์ หนี้สิน และทุน งบนี้จึงแสดงถึงฐานะการเงิน ณ วันใดวันหนึ่ง

About the author: Greenpro KSP