หลังจดทะเบียนบริษัทและห้างหุ้นส่วนจำกัด มีผู้ประกอบการหลายรายที่สงสัยว่าต้องทำอะไรต่อบ้าง? บทความนี้จะมาบอกทุกอย่างในสิ่งที่เจ้าของกิจการต้องรู้ค่ะ😊

หลังจดทะเบียนบริษัทและห้างหุ้นส่วนจำกัด

หลายท่านอยากเปิดบริษัทเป็นของตนเอง และได้จดทะเบียนจัดตั้งบริษัท หลังจากที่ได้สถานะเป็นบริษัทจำกัดแล้ว ผู้ประกอบการจะต้องรู้ว่ายังมีกิจกรรมทางกฎหมายและบัญชีที่สำคัญ จะต้องดำเนินการอย่างถูกต้องตามกฎหมาย

ในฐานะที่ให้คำปรึกษาผู้ประกอบการที่เพิ่งเริ่มจดทะเบียนบริษัท Greenpro KSP จะมาเล่าสู่ผู้ประกอบการว่าต้องเตรียมตัวให้พร้อมกับการดำเนินงานอย่างไรบ้าง เพื่อให้ภายในกิจการราบรื่นและไม่มีปัญหาตามมาในภายหลัง

เพราะถ้าไม่เริ่มอย่างถูกต้องตั้งแต่แรกอาจจะทำให้ต้องเจอปัญหาค่าปรับต่างๆ ดังนั้นมาทำความเข้าใจและสามารถนำไปปรับใช้กับธุรกิจของท่านเพื่อลดปัญหาที่อาจจะเกิดขึ้น

สิ่งแรกที่ต้องทำหลังจดทะเบียนจัดตั้งบริษัท

1. เมื่อจดเข้าระบบ VAT แล้วต้องยื่นแบบ ภพ.30 ทุกเดือน หากไม่ยื่นจะมีค่าปรับ 500 บาท
2. นำส่งเงินประกันสังคมทั้งฝั่งลูกจ้างและฝั่งนายจ้างให้เป็นประจำทุกเดือน
   หากไม่ได้ส่งประกันสังคม ต้องปรึกษาสำนักงานบัญชีก่อนอันดับแรก

📍 หากท่านได้เปิดบริษัทมาหลายปีแล้วแต่ยังไม่เคยยื่นภาษี ยื่นงบการเงิน ให้กระทรวงพาณิชย์ หรือ กรมสรรพากรก็ต้องรีบหาสำนักงานบัญชีเพื่อจะ 1. หาผู้ทำบัญชี 2. หาผู้สอบบัญชีในการเร่งปิดงบ
📍 หลังจดทะเบียนเสร็จแล้วผู้ประกอบการจะต้องรู้ว่า งานประจำเดือนมีอะไรบ้าง?

สรุปงานรายเดือนที่ผู้ประกอบการต้องรู้

1. ไม่ได้เข้าระบบ VAT และยังไม่ได้เข้าประกันสังคม ก็ยังไม่มีภาระทางภาษีในแต่ละเดือน แต่อาจจะมีเรื่องของการยื่นภาษีหัก ณ ที่จ่าย บ้างเล็กน้อยในเดือนที่มีการจ้าง จ่ายค่าบริการ จ้างทำของ จ่ายค่าเช่า เป็นต้น
2. เข้าระบบ VAT แล้วต้องยื่น ภ.พ.30 ทุกเดือน อย่างน้อยๆถ้าไม่มีรายได้ ไม่มีค่าใช้จ่ายก็ต้องยื่นแบบเปล่า
3. หากมีลูกจ้างตั้งแต่ 1 คนขึ้นไปจะต้องขึ้นทะเบียนนายจ้าง และมีการหักเงินประกันสังคมจากลูกค้า 5% ของเงินเดือน ส่วนนายจ้างก็สมทบให้อีก 5% รวมกันเพื่อจะนำส่งประกันสังคมรายเดือน

ทั้ง 3 เรื่องนี้เป็นงานที่ผู้ประกอบการจะต้องทำหลังจากที่จดทะเบียนบริษัทครบแล้วในทุกเดือน

หน้าที่ของบริษัทจำกัด

หลังจากจดทะเบียนเป็นบริษัทแล้ว จะต้องมีการประชุมสามัญครั้งแรก เป็นการประชุมใหญ่ของผู้ถือหุ้น ซึ่งจะต้องจัดให้มีขึ้นภายใน 6 เดือนนับแต่วันจดทะเบียนบริษัท  

การประชุมสามัญครั้งต่อๆ ไป เป็นการประชุมใหญ่ผู้ถือหุ้นหลังจากที่ได้มีการประชุมสามัญครั้งแรกไปแล้ว โดยกำหนดให้มีการประชุมอย่างน้อยหนึ่งครั้งทุกระยะเวลา 12 เดือน หรือปิดงบการเงินประจำปี เรียกว่า การประชุมสามัญ และการประชุมครั้งต่อไปภายในปีให้เรียกว่า การประชุมวิสามัญ เป็นการประชุมผู้ถือหุ้นครั้งอื่นๆ โดยปกติการประชุมวิสามัญจะเป็นเรื่องจำเป็นและเป็นเรื่องที่กฎหมายหรือข้อบังคับกำหนดให้ต้องนำเสนอที่ประชุมใหญ่พิจารณา เช่น กรรมการเข้า-ออก การเปลี่ยนแปลงอำนาจกรรมการ การเพิ่ม-ลดทุน ฯลฯ

หลังจากที่มีการจัดประชุมแล้ว บริษัทจะต้องนำส่งสำเนาบัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น (บอจ.5) ไปยังนายทะเบียน กรมพัฒนาธุรกิจการค้า ภายใน 14 วันด้วย ซึ่งตรงนี้สามารถนำส่งผ่านระบบ DBD e-Filing ของกรมพัฒน์ได้

ใบหุ้นและสมุดทะเบียนผู้ถือหุ้น เอกสารทั้งสองอย่างนี้ถือเป็นหน้าที่ของบริษัทที่ต้องจัดทำขึ้นหลังจากที่จดทะเบียนจัดตั้งเป็นบริษัทเรียบร้อยแล้ว โดยมีรายละเอียดดังนี้

ใบหุ้น เอกสารที่ระบุข้อมูลรายละเอียดต่างๆ ของการเป็นผู้ถือหุ้นของบริษัท เช่น ชื่อผู้ถือหุ้น จำนวนหุ้น เลขหมายหุ้น มูลค่าหุ้น จำนวนเงินค่าหุ้นที่ชำระแล้ว และต้องมีลายเซ็นของกรรมการอย่างน้อย 1 ท่าน ซึ่งจะต้องออกให้แก่ผู้ถือหุ้นในบริษัทให้ครบและถูกต้องตามที่กฎหมายกำหนด

สมุดทะเบียนผู้ถือหุ้น คือสมุดที่แสดงรายการข้อมูลหุ้นตั้งแต่จดทะเบียนจัดตั้งบริษัท ที่มีการจองซื้อหุ้นตอนจัดตั้ง มีรายการเพิ่มทุน-ลดทุน การโอนหุ้น การเปลี่ยนแปลงผู้ถือหุ้น ซึ่งบริษัทจะต้องมีการจัดทำและเก็บไว้ที่สำนักงานใหญ่ของบริษัท ผู้ถือหุ้นทุกคนสามารถมีสิทธิที่จะขอเปิดดูสมุดทะเบียนผู้ถือหุ้นได้ และหากมีข้อพิพาทเกิดขึ้นระหว่างผู้ถือหุ้น สมุดทะเบียนผู้ถือหุ้นเล่มนี้จะเป็นข้อมูลอ้างอิงสำคัญที่จะใช้ในการพิจารณาข้อมูลของผู้ถือหุ้น

ผู้ประกอบการที่จดทะเบียนบริษัท หรือห้างหุ้นส่วน จะต้องจัดทำบัญชี โดยบัญชีที่ต้องทำประกอบด้วย

• บัญชีรายวัน อาทิ บัญชีเงินสด บัญชีเงินฝากธนาคาร บัญชีสมุดรายวันซื้อ บัญชีสมุดรายวันขาย บัญชีสมุดรายวันจ่าย และบัญชีรายวันทั่วไป
• บัญชีแยกประเภทสินทรัพย์ อาทิ บัญชีหนี้สิน ทุน รายได้ ค่าใช้จ่าย บัญชีลูกหนี้ เจ้าหนี้
• บัญชีสต็อกสินค้า
• บัญชีอื่นๆ ตามรูปแบบของบริษัท

หน้าที่ของบริษัทจะต้องมีการจัดทำบัญชีที่แสดงข้อมูลผลประกอบการที่เกิดขึ้นตามความเป็นจริง และตรงตามมาตรฐานการรายงานทางการเงิน ดังนั้นจึงจำเป็นต้องมีนักบัญชีที่มีความรู้ความเชี่ยวชาญโดยตรงมาเป็นผู้ทำบัญชี

ผู้ประกอบการมักจะมีข้อสงสัยตามมาว่าถ้าพึ่งเปิดบริษัท ต้องจ้างนักบัญชีมาประจำออฟฟิศเลยไหม? หรือถ้าใช้โปรแกรมบัญชีแล้ว ยังต้องจ้างนักบัญชีอยู่อีกหรือไม่? คำตอบคือยังต้องจ้าง เนื่องจากในการปิดงบการเงินนั้นจะต้องจัดการโดยนักบัญชีที่มีคุณสมบัติข้างต้น และก่อนที่บริษัทจะส่งงบการเงินและรายงานทางบัญชีทั้งหมดไปยังหน่วยงานราชการ งบการเงินนั้นจำเป็นต้องให้ผู้สอบบัญชีเป็นผู้รับรองข้อมูล

ดังนั้นผู้ที่เปิดบริษัทใหม่ หากยังไม่สะดวกจ้างพนักงานบัญชีประจำ ก็สามารถจ้างผู้รับทำบัญชีอิสระ หรือใช้บริการสำนักงานบัญชีได้ 

การทำบัญชี นักบัญชีจะขอเอกสารหรือตามเอกสารกันบ่อยๆ แต่ผู้ประกอบการที่ภาระกิจรัดตัวจึงไม่ค่อยมีเวลาจัดการเอกสาร ทำให้เอกสารหายบ่อยครั้ง กลายเป็นปัญหาของการลงบันทึกบัญชี และเกิดคำถามว่าทำไมต้องเก็บเอกสารเยอะขนาดนี้ โดยเฉพาะบิลใบเสร็จ

เพราะว่า ผู้ประกอบการจะต้องมอบเอกสารทั้งหมดให้ผู้ทำบัญชีเพื่อใช้เป็นหลักฐานในการลงบันทึกบัญชีในทุกๆ เดือน และยังเป็นหน้าที่ของผู้ทำบัญชีที่จะต้องปิดบัญชีของบริษัทให้ได้ภายในระยะเวลาที่กฎหมายกำหนด การเก็บข้อมูลและเอกสารทั้งรายได้และค่าใช้จ่ายให้ถูกต้องจึงเป็นเรื่องที่สำคัญมากๆ

เมื่อครบรอบระยะเวลาบัญชี 12 เดือน บริษัทจะต้องปิดงบการเงินเพื่อให้ผู้สอบบัญชีตรวจสอบและลงลายมือชื่อ จากนั้นนำเสนอในที่ประชุมใหญ่ เพื่อให้ผู้ถือหุ้นอนุมัติงบการเงินภายใน 4 เดือนหลังสิ้นรอบระยะเวลาบัญชี จากนั้นต้องนำส่งงบการเงิน ซึ่งประกอบด้วย งบแสดงฐานะการเงิน งบกำไรขาดทุน งบแสดงการเปลี่ยนแปลงส่วนของผู้ถือหุ้น และหมายเหตุประกอบงบการเงิน พร้อมหน้ารายงานผู้สอบบัญชียื่นต่อกรมพัฒน์ฯ ภายใน 5 เดือนหลังจากปิดรอบบัญชี

แม้ว่าจะมีการยื่นงบการเงินไปแล้ว แต่บริษัทยังจำเป็นต้องเก็บเอกสารที่ใช้ประกอบการลงบัญชีทั้งหมดไว้ที่บริษัทไม่น้อยกว่า 5 ปี ส่วนการเก็บรักษาเอกสารภาษี ตามประมวลรัษฎากร กำหนดให้ผู้ประกอบการเก็บรักษาไว้เป็นเวลาไม่น้อยกว่า 5 ปี แต่ไม่เกิน 7 ปี 

ดังนั้นเพื่อไม่ให้เกิดปัญหาในอนาคตจึงต้องจัดเก็บเอกสารให้ครบถ้วน และถ้าเอกสารใดหายก็ต้องแจ้งความ แจ้งกรมพัฒน์ และแจ้งกรมสรรพากร

สนใจบริการปรึกษาหลังจดทะเบียนบริษัทและห้างหุ้นส่วนจำกัด

ติดต่อ: บริษัท กรีนโปร เคเอสพี คอนซัลติ้ง จำกัด
43 ถ. สาทรใต้ แขวง ยานนาวา เขต สาทร กรุงเทพมหานคร 10120
โทร : 02 210 0281, 02 210 0282
มือถือ : 094 864 9799, 084 360 4656
LINE ID : @greenproksp
E-mail : info.th@greenproksp.com